Yang Harus Disiapkan Sebelum Menggunakan Software Akuntansi

Deprecated: explode(): Passing null to parameter #2 ($string) of type string is deprecated in /DATA/bookofac/public_html/wp-content/themes/Divi/core/functions.php on line 1613

Deprecated: explode(): Passing null to parameter #2 ($string) of type string is deprecated in /DATA/bookofac/public_html/wp-content/themes/Divi/core/functions.php on line 1613

Deprecated: explode(): Passing null to parameter #2 ($string) of type string is deprecated in /DATA/bookofac/public_html/wp-content/themes/Divi/core/functions.php on line 1613

Apa saja yang harus disiapkan sebelum menggunakan Software Akuntansi ?

Penerapan software akuntansi disuatu perusahaan pastinya akan memberikan banyak manfaat, baik dari sisi efisiensi tenaga kerja, menghindari kesalahan pencatatan dikarenakan banyaknya buku-buku transaksi yang harus direkap sampai ke laporan yang dihasilkan. Agar penerapan software akuntansi dapat berjalan secara efisien, cepat dan optimal, ada 3 point krusial yang harus Anda perhatikan.

Hal-hal apa saja yang harus disiapkan perusahaan sebelum menggunakan software akuntansi jika usaha Anda telah berjalan sebelum Anda menggunakan software akuntansi ini, berikut uraiannya.

1. Data Barang

Rincian kode dan nama barang yang disertakan dengan informasi nama satuan, kelompok barang, harga satuan dan jumlah barang yang masih tersedia/tersimpan di gudang.

2. Daftar Pelanggan/Customer

Rincian kode dan nama pelanggan/customer lengkap dengan informasi alamat, kontak person, nomor handphone, email, NPWP. Hal ini dilkukan agar mempermudah kegiatan data entry dan keperluan untuk cetak sales order dan faktur/invoice penjualan.

3. Daftar Pemasok/Supplier

Rincian kode dan nama pemasok/supplier lengkap dengan informasi alamat, kontak person, nomor handphone, email, NPWP. Hal ini dilkukan agar mempermudah kegiatan data entry dan keperluan untuk cetak purchase order dan bukti penerimaan barang.

4. Saldo Awal Akun

Siapkan saldo awal per akhir periode sebelumnya sebagai pembentuk laporan neraca awal.

5. Saldo awal barang

Adalah rincian saldo barang yang masih tersimpan di gudang penyimpanan. Jika Anda memiliki lebih dari satu gudang, siapkan saldo awal barang per masing-masing gudang lengkap dengan qty, nama satuan, kelompok, harga pokok satuan, harga jual dan nama gudang penyimpanan.

6. Saldo Awal Piutang Pelanggan/Customer

Adalah rincian piutang pelanggan yang belum diterima oleh perusahaan/belum dibayar oleh pelanggan. Untuk mempermudah proses aktivitas pembayarannya, ada baiknya daftar ini disajikan per nomor invoice penjualan.

7. Saldo Awal Hutang Pemasok/Supplier

Adalah rincian hutang supplier yang belum dibayar oleh perusahaan. Seperti halnya piutang, daftar hutang juga disajikan per nomor invoice pembelian.

Seluruh persiapan diatas ada baiknya didokumentasikan dan dibuatkan dalam bentuk surat ketetapan dari pihak manajemen perusahaan agar kegiatan implementasi bisa segera berjalan serta untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan kedepan harinya.

Jika seluruh point diatas telah dipersiapkan, kumpulkan dokumen-dokumen berikut untuk persiapan entry data :

1. Faktur/Invoice/Nota/Kwitansi pembelian barang  yang akan Anda jual kembali yang diterima dari supplier/vendor
2. Faktur/Invoice/Nota/Kwitansi penjualan barang yang pernah Anda buat/terbitkan/kirimkan kepada pelanggan
3. Nota/Kwitansi pembayaran/pengeluaran biaya-biaya operasional harian yang pernah Anda terima seperti; biaya listrik, gaji, transport, promosi dll

Penerapan software akuntansi digital seperti BoA Online sangat jauh berbeda dengan software GL pada umumnya. Seluruh modul dan menu software akuntansi dibuat secara integrasi yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya.

Sehingga jika terjadi kesalahan dalam menginput saldo awal pada saat transaksi sudah banyak yang terinput maka kita harus melakukan unpost atau menghapus transaksi yang terkait dengan saldo awal tersebut. Hal ini dilakukan untuk menjaga konsistensi database agar laporan keuangan dan laporan pendukung lainnya tidak mudah dimanipulasi.

Temukan sistem terintegrasi yang mampu menghubungkan seluruh proses bisnis hingga laporan keuangan.