Pada artikel kali ini akan kita bahas cara mengelola toko dengan aplikasi modern. Dari informasi stok yang berantakan dan tidak punya rekap penjualan sampai bisa analisa item mana yang paling laku, item mana yang numpuk di gudang.
Kekurangan Mesin Cash Register
Sudah lama Nani’s Gallery mencari program kasir baru yang lebih modern demi menunjang bisnis fashion yang mereka jalankan lebih dari 10 tahun lamanya. Selama ini Nani’s Gallery masih menggunakan mesin cash register sebagai alat pencatat transaksi penjualan harian. Namun seiring bertambah besar usahanya, mereka tidak bisa lagi mengandalkan mesin cash register karena banyak kekurangan disana-sini diantaranya:
- Tidak bisa melihat transaksi penjualan harian
- Tidak ada laporan barang mana yang paling banyak dibeli pelanggan
- Tidak ada laporan kondisi stok (berapa sisa stok toko) secara real time
- Informasi yang sulit mencari pembagian komisi konsinyasi
- Tidak ada laporan hutang supplier
- Tidak dapat mengeluarkan laporan keuangan
- Dan masih banyak lagi kekurangan lainnya
Mulai Beralih ke Aplikasi Modern
Sebenarnya manajemen telah mengambil tindakan untuk mengatasi masalah diatas dengan bekerja sama dengan developer, hanya saja aplikasinya masih dianggap tidak flexibel dan belum bisa integrasi dengan bagian keuangan dan akunting.
Akhirnya manajemen menghubungi software BoA untuk mencari solusi dari permasalahan mereka.
Software BoA memiliki edisi Point of Sale yang telah terintegrasi dengan keuangan dan akunting. Seluruh transaksi yang terjadi di Nani’s Gallery otomatis masuk ke back office.
Dari mulai pembelian barang, penjualan barang per pelanggan sampai penyesuaian stok hilang/rusak, semua otomatis terposting ke database keuangan dan akunting.
Tahap Peralihan ke Aplikasi Modern
1. Persiapan Migrasi Data Master
Item barang yang dijual saat ini di Nani’s Gallery sebenarnya tidak terlalu banyak. Namun karena mereka masih menyimpan item barang lama yang sudah tidak dijual dan tidak ada stoknya, jadi kami harus melakukan inventarisir terlebih dahulu. Kami harus menghapus item barang yag sudah tidak terpakai, barulah data item barang yang akan dipakai kami import kedalam database BoA. Dengan seperti ini user tidak perlu input manual master barang satu per satu
2. Import Saldo Awal
Setelah seluruh data master barang, master pelanggan dan master pemasok sudah selesai diimport, proses selanjutnya dilakukan import saldo awal untuk memastikan :
- Stok up to date
- Piutang Pelanggan up to date
- Hutang Pemasok up to date
3. Kustom Bukti Transaksi
Untuk memastikan Nani’s Gallery memiliki bukti-bukti transaksi, tahapan selanjutnya adalah kustom/design struk penjualan, bukti pengeluran barang, bukti pengeluaran uang, purchase order dan penerimaan barang.
Seluruh dokumen transaksi diatas sangat dibutuhkan untuk pelaporan internal, pelaporan pajak dan keperluan audit internal maupun eksternal. Dengan tersedianya seluruh dokumen transaksi, prose pelaporan pajak dan audit akan menjadi lebih cepat dan mudah.
4. Pelatihan User
Setelah seluruh data master dan bukti transaksi siap digunakan, tahapan selanjutnya adalah pelatihan user. Bagaimana cara input pemesanan barang, penerimaan barang, penjualan harian sampai pengeluaran uang untuk keperluan biaya operasional.
5. Evaluasi
Setelah melewati tahapan pelatihan, ada beberapa point yang ditemukan dilapangan yang mana manajemen harus melakukan beberapa tindakan diantaranya:
- Harga jual yang tidak relevan karena masih pakai harga jual lama, tidak pernah ada penyesuaian harga jual
- Beberapa item ternyata barang konsinyasi, jadi harus benar-benar dihitung margin yang tepat
- Ada beberapa kejadian dimana pihak owner mengambil barang namun tidak dicatat sebagai penjualan
Kesimpulan
Penggunaan aplikasi moder dalam dunia retail dan perdagangan bukan lagi merupakan kebutuhan, tapi sudah menjadi keharusan. Selain memodernisasi, dengan menggunakan aplikasi modern, manajemen jadi bisa menganalisa penjualan & stok barang, melakukan evaluasi harga jual dan margin penjualan secara berkala dan masih banyak lagi keuntungan lainnya.
Ingin mencoba software BoA, kunjungi:
https://www.bookofaccounting.com/solusi-per-bidang-usaha/retail-dan-perdagangan/
Atau Konsultasi Gratis via WhatsApp
Artikel terkait : Solusi Cerdas Mengelola Stok Penjualan Multi Gudang