Support BoA Back Office Edition

Instalasi Program & Seputar Jaringan

Tidak bisa instal program BoA

Kemungkinan komputer Anda telah terinstal program Firebird sebelumnya. Non aktifkan program Firebird, kemudian lakukan proses instal kembali.

Cara non aktifkan Firebird

Klik Control Panel > Administrative Tools > Services > Firebird > klik kanan di Firebird lalu pilih Stop ATAU klik kanan > properties > disable/ stop > klik Apply lalu OK

Cara uninstal Firebird versi lama

Uninstall Firebird yang terdapat di Control Panel > Add or Remove Program/ Programs and Features. Hapus Folder Firebird di C:\Program Files\Firebird. Restart komputer (disarankan)

Cara instal firebird di Linux

Untuk menjaga kestabilan aktivitas transaksi harian, Kami menyarankan bagi pelanggan yang menggunakan program BoA > 5 user menggunakan server dengan operating system berbasis Linux.

Anda hanya diharuskan melakukan instal firebird sebagai service, tanpa perlu instal program BoA dikomputer server

Berikut langkah-langkah cara instal Firebird di sistem operasi yang berbasiskan Linux :

Download Firebird 2.1 Versi Linux untuk Edisi Firebird Classic dengan alamat downloadnya http://www.firebirdsql.org silakan download file tipe Zip. Pilihlah versi 2.1 keluaran terbaru.
Sebelum install Firebird jalankan perintah:
user@machine# yum -y install compat-libstdc++-33
Lalu jalankan:
user@machine# tar -xvf FirebirdCS……….
Masuk ke folder FirebirdCS:
user@machine# ./install.sh
Jika setelah installasi meminta memasukkan password admin (SYSDBA), isikan password: (Hubungi Kami untuk informasi password master key)
Jalankan services:
user@machine# /etc/init.d/xinetd start
Buat Folder untuk penyimpanan untuk database BoA. Pastikan permission folder ini bisa diakses oleh semua user. user@machine# chmod 777 “nama folder”
File databasenya juga pastikan permission bisa diakses semua user. user@machine# chmod 777 “nama file”
Masuk ke lokasi path file: user@machine# cd/opt/firebird/
Buka File di program editor (vi) untuk File Aliases.conf, ini digunakan untuk membuat nama alias user@machine# vi Aliases.conf. Format: nama alias = lokasi path/ nama file database. Contoh: data = /BoA/Data/PT_BoA.gdb
Setelah itu restart komputer

Berikut langkah-langkah membuat alias name data di linux.

1. Log in linux dengan user root

2. Buka Terminal pada tab Application –> System Tools –> Terminal

3. Masuk ke folder firebird, dengan cara ketik:

cd /opt/firebird

4. Buka file aliases.conf dengan cara ketik:

vi Aliases.conf

5. Isi format nama alias, contoh:

Format: nama alias = lokasi path/ nama file database

Contoh: data = /Data/PT_BoA.FDB

Atau DataKerja= /Data/PT_BoA.FDB

Penting!
Nama alias & nama database jangan menggunakan spasi
Sebelum membuat database alias, pastikan setting Permission database dapat diakses oleh seluruh user

6. Tekan “Esc” dan ketik :wq untuk keluar dari file alias

Database tidak bisa dibuka dari komputer User (muncul error 902 saat buka data)

Database yang tersimpan di server tidak akan bisa dibuka jika :

Komputer user tidak terhubung/tidak bisa mengakses komputer server; jaringan terputus, LAN card rusak, hub bermasalah atau kabel jaringan tidak terpasang dengan benar
IP/nama komputer server berubah. Masukkan IP/nama komputer server yang sesuai. Contoh IP: 192.168.1.0. Contoh nama komputer server : SERVER-PC
Nama/lokasi folder penyimpanan database di server berubah. Masukkan/ketik nama folder penyimpanan server yang sesuai. Misal: D:/Data BoA/PT. XYZ.FDB
Nama file database yang tersimpan di server berubah. Masukkan/ketik nama file database yang sesuai. Contoh nama database : PT. XYZ.FDB
Firebird dalam keadaan STOP. Cari icon firebird di control panel > Double click > kemudian klik RUN. Atau masuk ke control panel > administrative Tool > Double click pilihan Services > Cari Firebird > Klik Kanan, pilih Start
Firewall dalam keadaan hidup. Matikan/non aktifkan firewall di control panel
Pemasangan Anti Virus yang memblock database. Umumnya Anti Virus akan memblock seluruh file *.exe. Masuk ke setting Anti Virus, kemudian berikan akses program BoA.exe agar dapat berjalan di system operating windows Anda setelah itu lakukan Restart Komputer.

Data Master

Cara membuat data rekening perkiraan

Rekening perkiraan adalah kode akun perkiraan pembentuk laporan neraca dan Laba Rugi

Klik menu Data Master > Data Akun > Tambah

Cara merubah data rekening perkiraan

Klik menu Data Master > Data Akun > Pilih data rekening yang akan dirubah > Rubah

Cara menghapus data rekening perkiraan

Klik menu Data Master > Data Akun > Pilih data rekening yang akan dihapus > Hapus

Catatan:

Untuk mejaga konsistensi database, kode perkiraan yang pernah digunakan transaksi tidak bisa dihapus

Ada beberapa kode perkiraan yang tidak dapat dihapus karena digunakan sebagai akun penting. Kode perkiraan bisa dihapus jika kode perkiraan tersebut sudah tidak lagi digunakan sebagai akun penting

Apa yang dimaksud dengan akun penting ?

Dalam beberapa aktivitas transaksi, program secara otomatis akan membentuk jurnal transaksi sesuai dengan akun penting yang telah ditentukan

Cara merubah akun penting

Akun penting terletak dibeberapa menu diantaranya :

Pengaturan > Program > Akun > Akun Penting
Data Master > Data Mata Uang
Data Master > Data Kelompok Harta Tetap
Data Master > Data Harta Tetap
Data Master > Data Kelompok Barang
Data Master > Data Barang dan Jasa
Data Master > Data Pajak

Cara membuat data barang

Sebelum membuat data barang, buatlah terlebih dahulu nama satuan dan kelompok barang.

Untuk membuat data barang, klik menu Data Master > Data Barang dan Jasa

Cara membuat satuan barang

Untuk membuat satuan barang, klik menu Data Master > Satuan Barang

Cara membuat kelompok barang

Anda dapat mengelompokkan barang kedalam beberapa kelompok untuk memudahkan Anda menganalisa barang per kelompok. Untuk membuat kelompok barang, klik menu Data Master > Kelompok Barang dan Jasa

Kegunaan fasilitas gudang

Dengan menggunakan fasilitas ini, akan menghasilkan laporan barang per gudang. Sehingga Anda bisa mengetahui pergerak keluar/masuk barang disalah satu gudang (tempat penyimpanan barang) maupun seluruh gudang

Cara membuat gudang

Untuk membuat data gudang, klik menu Data Master > Data Gudang

Kegunaan fasilitas Departemen

Fasilitas departemen berfungsi untuk alokasi pendapatan dan atau biaya sehingga didapat laporan laba rugi per departemen. Apabila Anda menginginkan laporan biaya per departemen keuangan/marketing/purchasing dll, gunakan fasilitas ini disetiap aktivitas input transaksi

Departemen dapat juga diterapkan untuk menghasilkan laporan pendapatan dan atau biaya per cabang

Kegunaan fasilitas Proyek

Fasilitas proyek berfungsi untuk alokasi pendapatan dan atau biaya sehingga didapat laporan laba rugi per proyek/pengerjaan.

Dengan menggunakan fasilitas ini akan dihasilkan juga laporan pemakaian barang per proyek

Isi/gunakan kolom proyek disetiap aktivitas input transaksi yang berhubungan dengan proyek/pengerjaan

Kegunaan fasilitas mata uang

Jika aktivitas transaksi harian menggunakan > 1 mata uang (dollar/euro/yen), Anda dapat menggunakan fasilitas ini.

Pada setiap akhir bulan saat Anda melaukan tutup buku, program secara otomatis akan menghitung laba/rugi selisih kurs berdasarkan transaksi harian yang diinput terhadap kurs yang berlaku di akhir bulan

Aktivitas Transaksi

Setelah membuat data baru, apa yang harus saya lakukan ?

Jika perusahaan Anda telah berjalan sebelum Anda menggunakan program BoA, Anda harus memasukkan beberapa Saldo Awal; saldo awal akun, saldo awal piutang, saldo awal hutang, saldo awal persediaan

Cara memasukkan saldo awal

Klik menu Aktivitas > Akuntansi > Saldo Awal Akun untuk memasukkan saldo awal perusahaan sebagai pembentuk laporan neraca awal
Klik menu Aktivitas > Piutang > Saldo Awal Piutang untuk memasukkan hutang-hutang pelanggan yang belum terbayar
Klik menu Aktivitas > Hutang > Saldo Awal Hutang untuk memasukkan hutang-hutang perusahaan kepada pemasok/supplier yang belum terbayar
Klik menu Aktivitas > Persediaan > Saldo Awal Persediaan untuk memasukkan saldo barang yang masih tersisa/tersimpan di gudang penyimpanan

Terdapat nilai akun Historical Balancing di laporan neraca

Jika terdapat kesalahan saat pengisian saldo awal akun, maka program secara otomatis menampilkan akun historical balancing di laporan neraca dengan maksud membuat neraca menjadi seimbang.

Cek pengisian saldo awal akun, kemudian perbaiki apabila terdapat kesalahan.

Neraca yang seimbang tidak akan menampilkan akun historical balancing

Tidak ada nama pelanggan saat input transaksi pembayaran piutang

Cek apakah saldo awal piutang atas nama pelanggan tersebut sudah diinput ?
Cek apakah transaksi penjualan telah di Simpan dengan status Posting ?
Cek apakah belum ada transaksi pembayaran piutang atas nama pelanggan tersebut ?

Tidak bisa Simpan transaksi penjualan karena barang tidak mencukupi

Cek apakah saldo awal barang tersebut sudah diinput ?
Cek apakah transaksi pembelian atas barang tersebut telah di Simpan dengan status Posting ?

Transaksi yang telah di Simpan tidak ada di daftar transaksi

Cek apakah transaksi diinput dalam periode akuntansi aktif ?
Masuk daftar transaksi kemudian filter tanggal sesuai dengan tanggal transaksi yang telah di Simpan

Tidak bisa rubah/edit transaksi penjualan

Transaksi tidak bisa dirubah/dihapus jika telah terdapat pembayaran atas transaksi tersebut
Unpost transaksi pembayaran terlebih dahulu, kemudian rubah/edit transaksi penjualan

Tidak bisa rubah/edit transaksi pembelian

Transaksi tidak bisa dirubah/dihapus jika telah terdapat pembayaran atas transaksi tersebut
Transaksi tidak bisa dirubah/edit jika barang yang dibeli dalam transaksi pembelian tersebut telah digunakan (telah terjual atau telah digunakan dalam transaksi penyesuaian/pemakaian produksi/transfer gudang)
Unpost transaksi yang melibatkan barang tersebut terlebih dahulu, kemudian rubah/edit transaksi pembelian

Cara menyembunyikan kolom Harga di jendela input Transaksi Pemakaian/Penyesuaian Persediaan

Beberapa pengguna menginginkan agar kolom harga di jendela input Transaksi Pemakaian/Penyesuaian Persediaan dihilangkan supaya informasi harga tidak diketahui oleh bagian tertentu (bagian gudang). Klik menu Pengaturan > Program > Transaksi Persediaan > Uncheck opsi Tampilkan Harga Pada Transaksi Penyesuaian Persediaan

Cara melakukan tutup buku

Jika aktivitas input data transaksi telah selesai, lakukan tutup buku melalui menu Aktivitas > Akuntansi > Tutup Buku
Jika ingin kembali ke periode sebelumnya atau ke periode yang telah ditutup buku, lakukan buka buku melalui menu Aktivitas > Akuntansi > Buka Buku
Melalui menu ini, Anda dapat melakukan tutup buku akhir bulan dan tutup buku akhir tahun. Dengan melakukan proses tutup buku akhir bulan, secara otomatis program akan membentuk nilai pada akun Laba Tahun Berjalan sebagai komulasi dari laba per bulan. Apabila tutup buku dilakukan pada akhir bulan Desember (periode akhir dalam akuntansi), maka program secara otomatis akan memindahkan nilai akun Laba Tahun Berjalan ke akun Laba Ditahan. Bagi pengguna multy currency, dengan melakukan tutup buku Anda dapat melakukan revaluasi mata uang asing. Jika terdapat selisih kurs antara kurs akhir bulan dengan kurs harian, secara otomatis program akan mengalokasikan selisih tersebut ke akun Laba Rugi Selisih Kurs

Kegunaan tutup buku

Dengan melakukan tutup buku disetiap akhir bulan maka saldo akhir bulan berjalan akan menjadi saldo awal bulan kedepan
Sementara tutup buku akhir tahun akan membuat saldo akun laba tahun berjalan otomatis dialokasikan ke saldo akun laba ditahan