Implementasi System Di Perusahaan Jasa Angkutan

Awal bulan Januari 2021 kami dihubungi oleh salah satu perusahaan jasa angkutan yang berdomisili di Sumatera Selatan. Perusahaan ini sudah berjalan 10 tahun tapi pencatatannya masih manual menggunakan Ms. Excel. Dari membuat Surat Tagihan Pelanggan, Invoice Penjualan dan Kwitansi Pembayaran juga masih dilakukan secara manual. Parahnya lagi, pencatatan mutasi sparepart dan solar masih tulis tangan di buku besar.

Tidak heran mereka kesulitan memantau uang jalan per sopir, pemakaian sparepart dan solar per kendaraan, menghitung upah serta insentif sopir. Mereka juga berkeinginan memiliki laporan keuangan yang selama ini belum pernah mereka buat sendiri karena masih mengandalkan jasa konsultan keuangan yang mereka bayar dengan biaya lumayan mahal.

Penyusunan Data Master dan Saldo Awal

Diawali dengan pemetaan masalah, penyebab masalah kemudian pencarian solusi, kami mulai menjalankan implementasi. Kami minta mereka menyusun seluruh item sparepart dan barang-barang lainnya, setelah itu kami minta mereka melakukan stok opname secara fisik di gudang yang belum pernah mereka lakukan sejak memulai usahanya. Kami juga meminta mereka merekap seluruh hutang supplier dan piutang pelanggan yang masih outstanding sampai dengan 31 Desember 2020. Seluruh data informasi ini harus dibuat dalam format Excel untuk selanjutnya di-export kedalam system sebagai saldo awal.

Setelah semua data master dan saldo awal selesai disusun, kami meminta agar owner melakukan verifikasi dan membuat surat persetujuan yang menyatakan data master dan saldo awal sudah valid dan siap di-export kedalam system.

Entry Data Transaksi Harian

Tahap selanjutnya adalah implementasi transaksi harian. Satu per satu kami diskusi kepada masing-masing staff kemudian mendokumentasikannya dalam bentuk prosedur dan flowchart sederhana. Dari mulai perencanaan trip sopir dan uang jalan sopir, permohonan permintaan uang jalan sopir, pencairan uang jalan sopir dari bagian keuangan sampai distribusi uang jalan ke masing-masing sopir.

Selanjutnya pembahasan pengeluaran bon solar, permohonan pembelian sparepart, pencatatan pemakaian sparepart, pembayaran hutang supplier, pencatatan dokumen timbang hasil angkutan sebagai penyusun laporan rekap angkutan sebagai dasar pembuatan surat tagihan, invoice penjualan dan kwitansi pembayaran yang akan dikirim ke pelanggan.

Selesai permasalahan ini, lanjut ke pembahasan transaksi lain yang berhubungan dengan kegiatan operasional kantor seperti; mencatat biaya gaji karyawan, pembayaran listrik, air, genset, keperluan rumah tangga kantor, pembelian ATK, pembayaran angsuran leasing dan pinjaman bank, pengeluaran biaya perbaikan kantor dan pos-pos operasional lainnya.

Laporan Hasil Akhir

Hasil yang didapat setelah transaksi dari tanggal 2-6 Januari 2021 selesai diinput adalah sebagai berikut :

1. Rekap Uang Jalan Sopir
2. Pemakaian Sparepart per Kendaraan
3. Pemakaian Solar per Kendaraan
4. Rekap Angkutan
5. Buku Besar Kas Kecil, Kas Besar dan Bank
6. Surat Tagihan, Invoice Penjualan dan Kwitansi sudah bisa diprint out langsung dr system
7. Daftar Pembelian Persediaan
8. Daftar Hutang Supplier dan Piutang Pelanggan
9. Laba rugi per kendaraan
10. Laporan Keuangan Perusahaan (neraca, laba rugi, arus kas, neraca saldo)

Semua kegiatan entry data dan laporan yang dihasilkan diatas menggunakan BoA Online System. BoA Online System adalah aplikasi (software) keuangan dan akuntansi yang mengintegrasikan seluruh kegiatan transaksi harian antar bagian sebagai penyusun laporan keuangan dan laporan pendukung lainnya sebagai bahan analisa bisnis perusahaan.

Berikut adalah contoh-contoh laporan dan invoice penjualan di BoA Online

Tertarik dengan BoA Online System, silahkan klik tombol COBA GRATIS dibawah ini