Tidak sedikit user yang belum bisa menggunakan software secara optimal atau bahkan software yang telah dibeli justru tidak digunakan.
Mengapa bisa demikian ??? Berikut 7 alasan implementasi software di perusahaan Anda gagal.
Salah pilih. Akan terasa sulit jika software yang Anda beli ternyata tidak sesuai dengan bisnis Anda. Anda terpaksa mengikuti alur software daripada alur bisnis perusahaan. Alhasil, banyak transaksi yang sifatnya harus ”diakali”
Tidak stabil. Tidak ada software yang 100% bebas bug/error, sekelas Windows saja masih sering kita temukan bug/error program. Tapi jika bug/error sering terjadi dan sifatnya sangat menggangu atau bahkan merusak data keuangan, mungkin sudah waktunya Anda meninggalkan software tersebut untuk beralih ke yang lain.
Kalah kelas. Arus transaksi harian perusahaan yang banyak tentu membutuhkan olah data berupa pencarian dan rekam transaksi yang cepat dan tepat. Apa yang terjadi jika mencari satu kode barang saat input penjualan saja membutuhkan waktu lebih dari 2 detik sementara Anda harus membuat faktur penjualan sebanyak 100 lembar ?
Asumsi yang salah. Banyak pengguna berasumsi, software yang mereka beli bisa menghasilkan apapun yang ada di kepala, software dijadikan dewa penolong yang bisa menghasilkan apapun yang diminta. Padahal dalam kenyataannya tidak seperti itu, berbeda jika Anda membeli software jenis tailor made yang memang dirancang khusus sesuai dengan permintaan & kebutuhan Anda. Tapi ada baiknya tailor made yang dibuat tetap bisa menghasilkan laporan perusahaan terutama laporan keuangan seperti neraca, rugi laba, buku besar, buku jurnal dan laporan penunjang lain agar tidak terjadi double proses (sudah input penjualan namun masih harus membuat jurnal double entry, harus membuat buku piutang pelanggan, harus menghitung harga pokok dll).
Lain lubuk, lain belalang. Ibarat pindah rumah, pasti ada hal yang tidak sesuai/tidak sama dengan rumah baru. Begitu juga dengan software. Masing-masing software pastinya memiliki kelebihan dan kekurangan serta ciri khas-nya. Jika 90% fasilitas/fitur yang ada di software baru sudah bisa memberikan solusi yang selama ini tidak ada di software lama, jangan jadikan 10% sebagai hambatan bagi Anda dalam rangka membenahi pembukuan perusahaan.
Tidak didukung manajemen. Implementasi sulit berjalan apalagi berhasil jika tidak ada dukungan dari pihak manajemen. Ada baiknya pihak manajemen menunjuk seorang penanggungjawab agar implementasi dapat berjalan dengan lancar. Dalam implementasi berskala besar bahkan perlu dibuat team khusus yang tugasnya antara lain; membuat jadwal implementasi, mengkoordinir tugas masing-masing pelaksana, mengumpulkan bahan-bahan dan dokumentasi antar bagian, serta memberikan laporan kegiatan kepada manajemen.
Implementor yang salah. Tingkat keberhasilan implementasi salah satunya ada pada faktor implementor. Jika implementor kurang menguasai software, bagaimana dia bisa mengarahkan Anda untuk menggunakan software secara optimal dan maksimal. Sebaliknya, implementor yang baik seharusnya menguasai betul proses transaksi perusahaan untuk dapat diimplementasikan kedalam software.
Inilah 7 alasan implementasi software di perusahaan Anda gagal, sekarang Anda sedang berada diposisi mana (saja) ?