Kebutuhan informasi yang berkaitan dengan akuntansi sangat banyak dan bervariasi, tergantung pada kompleksitas operasi perusahaan.
Kualitas informasi berkaitan dengan intensitas informasi dalam memenuhi kebutuhan pemakai. Kualitas informasi dan kepuasan dalam menggunakan informasi biasanya ditentukan oleh hal-hal berikut :
- Ketelitian. Informasi harus bebas dari kesalahan dan bias karena kesalahan, yang dapat mengurangi nilai informasi.
- Bentuk. Informasi harus disajikan dalam format yang paling sesuai dengan permintaan pemakainya.
Tempat. Informasi mempunyai nilai yang tinggi kalau informasi tersimpan dalam bentuk yang mudah diperoleh kembali pada saat dibutuhkan. - Tepat waktu. Informasi harus tersedia tepat pada saat dibutuhkan.
- Relevansi. Informasi harus berkaitan dengan tujuan diperolehnya informasi, yang berkaitan dengan masalah peringkasan informasi.
- Reliabilitas. Informasi harus dapat diandalkan, yang biasanya berkaitan dengan sumber dan cara pengolahan informasi tersebut.
Bila dipelajari sifatnya, proses akuntansi yang dimulai dari penjurnalan sampai kepada laporan adalah bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi), sistematis (karena urutan pengerjaannya jelas), dan logis (karena unsur pertimbangan tidak terlibat lagi), biasanya menjadi objek komputerisasi
Dengan system komputer, maka langkah yang paling kritis adalah analisis transaksi. Karena kalau langkah ini salah maka hasil pengolahan data yang dilakukan oleh komputer selanjutnya juga akan ikut salah. Yang menjadi persoalan adalah siapa orang yang tepat untuk melakukan data entry. Hanya operator tertentu yang diotorisasi yang dapat melakukan tugas entry data. Untuk menjalankan program dan entry data, operator tersebut diberi kode khusus (password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan “pencatatan” transaksi tertentu. Cara ini merupakan salah satu langkah pengaman bila terjadi kesalahan maupun penyalahgunaan informasi. Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar monitor dan printer.
Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagai suatu system. Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi menjadi tidak ada lagi, namun konsep dalam system akuntansi manual tetap diperlukan . Perlu dicatat bahwa pelaporan keuangan tidak dapat digantikan oleh komputer, karena yang dapat digantikan adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu bagian akuntansi yang mengolah data dengan komputer disebut bagian electronic data processing (EDP).
Keuntungan Komputerisasi Data Akuntansi Adalah Sebagai Berikut :
- Kecepatan proses. System komputer dapat menghasilkan informasi keuangan relatif cepat dibandingkan dengan system manual, karena komputer dapat melakukan beberapa pekerjaan secara bersamaan dengan kecepatan yang tinggi.
- Volume output yang dihasilkan lebih banyak.
- Pencegahan kekeliruan. Tingkat ketelitian dan kepatuhan komputer jauh lebih tinggi daripada manusia.
- Posting dilakukan otomatis. Pekerjaan pembukuan dan pelaporan keuangan dapat dicetak setiap saat sehingga memudahkan si pemakai laporan keuangan dalam pengambilan keputusan.
- Pencetakan dokumen dapat lebih banyak. Pencetakan dokumen dapat dilakukan berulangkali dalam waktu relatif singkat dengan tingkat ketelitian tinggi dan terinci.
- Pengamanan data yang terjamin. Program dilengkapi password yang memungkinkan hanya karyawan tertentu yang dapat mengakses data akuntansi.
Sistem Informasi Manajemen
Komputer tidak hanya dapat mengolah data akuntansi, tetapi juga data lainnya dalam rangka menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan terutama keputusan manajerial.
Ditinjau dari kepentingan manajemen dalam pengendalian perusahaan secara keseluruhan yang didukung oleh informasi, baik secara kualitatif dan kuantitatif, maka sistem informasi akuntansi mungkin hanya merupakan subsistem dari sistem yang lebih luas yaitu sistem informasi manajemen (SIM). SIM berkepentingan dalam penyediaan informasi secara menyeluruh dan terintegrasi dalam membantu pangambilan keputusan bagi berbagai tingkatan manajemen pada perusahaan.Dengan demikian, data yang tersimpan dalam sistem komputer harus meliputi seluruh data yang diperlukan, yang keseluruhannya akan membentuk basis data (data base), yang kemudian dapat diolah menjadi berbagai informasi manajemen sesuai kebutuhan.