Manfaat & Tujuan Stock Opname Untuk Kelangsungan Bisnis
Akhir tahun adalah salah satu momen yang tepat untuk kamu melakukan stock opname. Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang yang belum terjual dan masih tersimpan di gudang. Kegiatan ini adalah kegiatan yang cukup menyita waktu, karena kamu akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung. Bagi kamu pengusaha retail, kegiatan ini merupakan momok yang bisa membuat kamu pusing jika tidak memahami manfaat dan tujuannya, apalagi kamu tidak memahami cara pelaksanaan stock opname yang baik dan benar. Silahkan dibaca artikel ini sampai selesai ya.
Apa sih manfaat dan tujuannya ?
Mengurangi Kemungkinan Kesalahan Dalam Re-stock
Dalam melakukan re-stock atau stok ulang, setiap pebisnis membutuhkan angka pasti. Jika pebisnis langsung melakukan re-stock tanpa mengetahui berapa jumlah persis yang dibutuhkan, maka berpotensi menimbulkan kerugian. Alih-alin melakukan pembelian barang-barang fast moving, kamu justru melakukan pembelian barang yang ternyata masih banyak tersimpan di gudang atau kamu membeli barang yang ternyata pergerakan barangnya lambat (tidak laku). Terlebih lagi jika kamu menjual barang-barang yang memiliki masa kadaluarsa yang relatif cepat.
Menindaklanjuti Kekurangan atau Kehilangan Barang
Dalam beberapa jenis bisnis, setiap re-stock harus memiliki jeda waktu yang dipersiapkan. Sebab, supplier membutuhkan waktu beberapa hari untuk bisa menyiapkan dan mengirimkan barang yang dipesan.
Bayangkan jika ternyata supplier membutuhkan waktu lebih lama untuk menyiapkan barang, sedangkan stok Anda sudah habis padahal barang tersebut banyak diburu konsumen. Dibeberapa klien, kami sering menemukan kejadian dimana barang yang stok sudah habis namun tidak tercatat dipenjualan. Kejadian-kejadian ini tentunya akan menghambat kelancaran bisnis Anda bukan? Oleh karena itu, beberapa bisnis perlu melakukan stock opname secara berkala.
Memberikan Informasi Tentang Perkembangan Usaha
Selama berjalannya waktu, kamu bisa mengetahui bagaimana performa penjualan dari arus kas dan juga barang yang terjual. Dengan mencocokkan keduanya, kamu bisa mengetahui apakah bisnis kamu telah berjalan dengan efisien atau belum. Jangan sampai kamu tidak aware dengan barang-barang yang mudah rusak atau barang-barang yang memiliki treatment khusus dalam penyimpananya.
Mengetahui Kondisi Barang
Dengan melakukan kegiatan stock opname secara manual, kamu dapat mengetahui bagaimana kondisi barang yang tersimpan. Jika memungkinkan, pengecekan barang satu per satu dapat membantu kamu mengetahui barang-barang yang mengalami kerusakan atau kadaluarsa yang tidak layak untuk dijual. Jangan sampai ada tumpukan barang didalam kardus, namun setelah dicek ternyata pada tumpukan kedua atau ketiga hanya menyisakan kardus kosong atau jumlah barang yang ada didalam kardus tidak sesuai (sudah ada yang hilang).
Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname Yang Baik & Benar ?
Untuk menghasilkan data yang valid dari kegiatan stock opname itu ada caranya, ada metodenya, jangan sampai kegiatan ini menjadi mubazir tenaga dan waktu. Silahkan dibaca cara melakukan stock opname yang baik dan benar dibawah ini :
- Buat tim yang terdiri dari 2-3 orang dalam setiap kelompok. 1 orang yang bertugas untuk mencatat, 2 orang lagi yang melakukan perhitungan barang. Banyaknya orang dalam setiap kelompok tergantung dari banyaknya barang dan besarnya gudang penyimpanan kamu ya.
- Bekali mereka dengan pengetahuan/tata cara melakukan stock opname. Bekali juga mereka dengan peralatan dan perlengkapan untuk mempermudah dan mempercepat mereka melakukan stock opname. Kamu bisa membekali mereka dengan laptop dan barcode jika item barang jumlahnya banyak dan gudang penyimpanannya lumayan besar.
- Buatkan target penyelesaian untuk masing-masing kelompok. Berikan insentif yang sesuai dan berikan bonus atas pencapaiannya.
- Pisahkan antara barang lama dengan barang yang baru masuk. Gunanya adalah untuk memudahkan proses penghitungan barang mana saja yang sudah terlalu lama di gudang.
- Cek secara manual barang-barang yang dicatat. Dengan pengecekan secara manual, kamu benar-benar akan melihat langsung bahwa barangnya nyata/fisiknya ada, sehingga tidak ada lagi kerancuan. Selain itu, dengan mengecek langsung kamu juga bisa memeriksa kondisi dari barang tersebut. Apakah masih layak untuk dijual atau sudah rusak atau sudah kadaluarsa.
- Catat barang apa saja yang mengalami kerusakan atau kadaluwarsa. Barang-barang yang lama mengendap di penyimpanan mungkin akan rusak atau tidak lagi layak konsumsi, dan itu sangat lumrah terjadi. Oleh karena itu, catatlah barang apa saja yang rusak dan segera pisahkan dengan barang tersebut supaya memudahkan proses restock.
- Berikan tanda bagi barang-barang yang sudah dihitung. Untuk mencegah penghitungan ganda, jangan lupa tandai barang mana saja yang telah terhitung dan tercatat. Jika stock opname dilakukan dengan sederhana, siapkan tag dengan kode tertentu yang telah tercatat. Jika Anda menggunakan barcode maka proses ini akan jadi lebih mudah karena sistem akan langsung mengingatkan jika barang itu telah terhitung sebelumnya.
Setelah membaca manfaat dan tujuan serta cara melakukan stock opname dengan baik dan benar, kamu harus sesegera mungkin menyediakan waktu dan tenaga untuk melakukannya ya. Jangan sampai barang-barang kamu banyak yang rusak karena salah dalam penempatannya atau justru hilang entah kemana.
Untuk melakukan proses stock opnama pada software BoA Online, silahkan tonton video berikut :
Mau mencoba BoA Online secara GRATIS ? Silahkan klik tombol Free Trial dibawah ini :